Adalet Bakanlığı yetkililerinden alınan bilgiye nazaran, Ulusal Yargı Ağı Bilişim Sistemi (UYAP) ile Emniyet Kolluk Süreçleri Bilgi Sistemi (EKİP) ortasında entegrasyon sağlanması kararının akabinde Adalet Bakanı Abdulhamit Gül ile İçişleri Bakanı Süleyman Soylu tarafından 24 Kasım 2017’de protokol imzalanmasıyla her iki bakanlık yetkilileri de çalışmalara başladı.
İki bakanlığın çalışması ve sistemler ortası entegrasyonun gerçekleştirilmesiyle yargı ile emniyet ortasında yapılan yazışma ve süreçler elektronik ortama taşındı.
Uygulama, pilot vilayet olarak Ankara’da başlatıldı. 12 Haziran 2018’de adli evrakların elektronik ortamdan gönderilmesine ait yazılımsal çalışmalar tamamlanarak Ankara Batı Adliyesi ile Sincan emniyet üniteleri ortasında pilot uygulamaya geçildi. Daha sonra uygulama, 26 Nisan 2019 prestijiyle Türkiye genelinde hayata geçirildi.
Yeni uygulama kapsamında, emniyet üniteleri tarafından isimli ünitelere, isimli ünitelerden emniyet ünitelerine fiziki olarak gönderilen isimli evrakların, elektronik ortamdan gönderilmesi sağlandı. Böylelikle, polislerin adliyelere evrak taşımasına da son verildi.
Yargı faaliyetleri sürat kazandı
Uygulama öncesinde vilayet dışına 7-12 gün ortasında, vilayet içinde ise 3 ila 5 gün ortasında teslim edilen evrakların anlık iletimi sağlandı. Bununla birlikte Adalet Bakanlığı ile emniyet ünitelerinde kıymetli bir iş gücü tasarrufu oluştu, yargı faaliyetleri sürat kazandı.
UYAP-EKİP entegrasyonu ile fiziki evrak gönderiminde 5,40-16,50 lira ortasında değişen fiyatların ödenmesine de son verildi. Uygulamayla, isimli üniteler ile emniyet ortasındaki evrak gönderimi fiyatsız hale geldi.
Öte yandan yeni uygulama, evrakların göndericiden alıcıya direkt olarak gönderilmesini sağlayarak evrak ve zımnî bilgilerin, ilgilisi dışında şahıslar tarafından görülmesi engellendi, güvenlik zafiyeti ortadan kaldırıldı.
Uygulama, evrakların arşivlenmesinde de büyük kolaylık oluşturdu. Yeni uygulamayla, evraklar e-arşivlerde doküman olarak tutulmaya başlandı, böylelikle evrakların konusuna, içeriğine yönelik araştırmaların anlık yapılması sağlandı.
Yıllık tasarruf amacı 200 milyon lira
Evrak ve bilgi akışını büsbütün elektronik ortama aktaran UYAP-EKİP entegrasyonuyla, fiziki evrak düzenlenmesi sona erdi, işçi gücü ve mesaiden tasarrufa geçildi.
Bugüne kadar pilot uygulama kapsamında 101 bin 634, Türkiye genelindeki uygulamada ise 140 bin 731 olmak üzere toplam 242 bin 365 evrak alımı ve gönderimi elektronik ortamdan yapıldı.
Evrak alım ve gönderiminin elektronik ortamdan yapılmasıyla posta fiyatından, işçi mesai fiyatlarından, iş gücünden tasarruf sağlandı. Uygulamayla bugüne kadar 11 milyon 690 bin lira tasarruf elde edildi. Bu tasarruf ölçüsünün yıllık ortalama 200 milyon liraya ulaşması bekleniyor.